1. É obbligatorio identificarsi per poter inserire una segnalazione?
No, non è obbligatorio e nessun dato viene registrato senza il consenso del segnalante. Il Portale prevede due modalità di segnalazione: con registrazione e anonima (senza registrazione).
In entrambi i casi è generato un codice identificativo della segnalazione.
È possibile ricevere messaggi sulla piattaforma per seguire lo stato della segnalazione e/o al fine di comunicare eventuali ulteriori dettagli circa i fatti segnalati.
Nel caso di utente registrato è necessario accedere tramite le credenziali rilasciate in fase di registrazione. Nel caso di segnalazioni anonime, tale facoltà avviene digitando la Password generata dal sistema al momento della segnalazione.
2. Una segnalazione inviata in modo anonimo viene comunque gestita?
Tutte le segnalazioni, comprese quelle anonime, sono oggetto di analisi e di approfondimenti.
3. A cosa serve la Password?
In caso di segnalazione anonima (senza registrazione), il sistema genera – unitamente al codice identificativo della segnalazione – una password che consente al segnalante di accedere al Portale per seguire lo stato di lavorazione e comunicare con il gestore della segnalazione.
4. Che cosa significa lo stato “in lavorazione”?
Lo stato “in lavorazione” attribuito ad una segnalazione sta ad indicare che sono in corso gli approfondimenti in merito al contenuto della segnalazione.
5. Quali sono le tutele per il segnalante e per il segnalato?
Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti sono trattati nel rispetto del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR).
Le tutele del segnalante e per il segnalato sono riportate nella vigente Procedura Whistlebowing, in linea con la legge 30 novembre 2017, n 179 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.
6. Che argomenti possono essere segnalati?
È possibile segnalare qualsiasi notizia riguardante sospette condotte non conformi a quanto stabilito dal Codice Etico e di Condotta di INWIT, dal Modello Organizzativo 231 adottato da INWIT, dalle procedure interne e dalla disciplina esterna comunque applicabile ad INWIT ed effettuare denunce ex art. 2408 CC ed esposti verso il Collegio Sindacale per tematiche di competenza.
Per maggiore informativa in merito agli argomenti che possono essere segnalati, è consultabile la sezione “Cosa segnalare” nella home page del Portale.
7. Ho ricevuto una segnalazione: cosa devo fare?
Occorre procedere tempestivamente ed esclusivamente al suo inserimento nel Portale Segnalazioni, specificando nel corpo della segnalazione che si tratta di segnalazione ricevuta da terzi.
8. Chi esamina le segnalazioni e ne cura gli approfondimenti?
Tutte le segnalazioni sono all’attenzione dei membri dell’OdV 231 e per le tematiche ex art.2408 del Codice Civile al Collegio Sindacale. Il Responsabile della Funzione Audit ne cura gli approfondimenti, riferendo – ove previsto dalla Procedura e per gli ambiti di competenza – al Vertice Aziendale e agli Organi di Controllo di INWIT.
9. Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?
Le segnalazioni e l'identità del segnalante sono altamente riservate; il sistema di gestione delle segnalazioni, con modalità strettamente aderenti alla norma, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. Qualora il segnalante decida di procedere all’inserimento della segnalazione fornendo i propri dati, questi saranno disponibili al gestore della segnalazione; viceversa, la sua identità resterà anonima.
Il software garantisce, in ogni fase, la riservatezza del contenuto della segnalazione (incluse le informazioni su eventuali segnalati) e dell'identità del segnalante, anche tramite l'uso di comunicazioni crittografate, ad eccezione dei casi in cui:
• la segnalazione risulti infondata ed effettuata, con dolo o colpa grave, al solo scopo di nuocere al segnalato e/o a terzi in genere;
• l’anonimato non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, etc.);
• nella segnalazione vengano rivelati fatti tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio, attentati, etc.).
